Priorisation & pression

Je me rends compte que bien souvent les difficultés rencontrées autour de la priorisation sont souvent issues de la pression exercée.

Du fait de cette pression, on ressent des difficultés à prendre du recul, on est dans le faire, faire... et dans la peur de ne pas bien faire, et notamment en terme de quantité.

On se retrouve dans une sorte de cocotte minute infernale. La pression est constante, et le surplus de pression sort par la soupape.

On se retrouve dans un mode, où on ne peut rien changer, car on ne peut pas ouvrir la cocotte minute pendant la chauffe, et il faut même attendre un certain temps que la pression soit redescendue pour l'ouvrir. Une fois les ingrédients mis, on a un résultat à la fin quoiqu'il arrive.

Si on reprend une image culinaire, si vous faites mijoter un bon ragout, sans pression, vous pouvez voir régulièrement ce que vous faites, ajuster les saveurs, ajouter des morceaux, éventuellement, commencer à déguster, sélectionner les morceaux...

Les points qui favoriseront la descente de la pression, et je ne pense pas que cela soit une nouveauté, mais on a parfois besoin de reprendre conscience de l'importance de ceux ci.

1/ La vision

C'est important de pouvoir se dire ce qu'on veut faire sur le terme, se donner une trajectoire, des envies, une feuille de route, ou en tout cas un guide cohérent, nous permettant de vérifier que nous allons dans la bonne direction.

Cette vision sert notamment à arbitrer les éléments, car si un nouvel élément arrive, il faut voir si cela correspond à la stratégie, et s'il n'en fait pas partie de pouvoir acter qu'on ne le fera pas dans cette feuille de route.

C'est peut être aussi à la fin de l'année, car finalement, on a encore souvent des budgets annuels, de faire une rétrospective sur ce qui avait été prévu vs ce qui a été fait. Et par ce chemin, réfléchir aux processus de décisions, aux circonstances de décision, et pouvoir en conscience reprendre une route sans faire semblant, en honnêteté. 

C'est aussi l'occasion que chacun reprenne ses responsabilités, et que chacun trouve le pas qu'il peut faire vers l'autre.

Peut être aussi, qu'on va se rendre compte, que ce ne sont pas les bons interlocuteurs qui travaillent actuellement ensemble. Comment arbitrer, prendre des décisions stratégiques, quand on est en délégation?

2/ Le travail capacitaire

Au final, quelque soit l'argent que vous injectez, on est toujours limité par la capacité des hommes dans leur travail. Ce n'est pas parce que vous avez ajouté 10 développeurs, que vous irez dix fois plus vite. C'est un leurre.

Devenons honnête sur notre capacité à faire, et nos limites, et utilisons les comme une valeur, une source de partage.

C'est un principe fort qu'on retrouve dans Kanban, rendre visible le travail, mais aussi les limites des équipes en terme de capacité à chaque étape du cycle de vie de la demande.

Dans une relation client/ fournisseur, vous serez toujours dans cet espèce de négociation qui ne satisfait personne au final, car chacun essaye de tenir ses objectifs personnels, et on a du mal à s'inscrire dans une stratégie d'entreprise.

Idéalement, il faut dépasser cela, et créer un partenariat entre les différentes parties. Chacun devrait pouvoir comprendre les contraintes de l'autre, et surtout faire les pas nécessaires pour rendre les choses plus harmonieuses entre les parties.

3/ Sécurité 

Je pense que c'est un enjeu important, qui va permettre d'aller vers ces fameuses relations harmonieuses.

Si on fait un peu attention au temps consommé sur nos projets, vous verrez qu'un temps très important est dépensé dans des postures de défense, de protection.

C'est un cercle vicieux compliqué à combattre mais qui peut s'avérer très bénéfique sur le long terme pour toutes les parties.

Un exemple concret de temps consacré à la défense / protection est ce qu'on appelle par exemple la recette applicative. Ce que j'appelle la peur de passer en production.

On passe un temps important dans ce cycle, pour à la fin pouvoir dire, vous prenez la responsabilité (PV de recette) de passer en prod, donc vous ne pourrez pas nous reprocher par la suite des choses. 

Si on imaginait un cadre, où le droit à l'erreur existait, et était pleinement assumé, on ferait du test en continu, avec des petits morceaux. Si on met en prod, un erreur, on est alors capable de rectifier le tir en quelques heures (c'est petit, on vient juste de travailler dessus,...). On fait du cycle court au global, même dans la manière de travailler.

L'insécurité amène sa charge mentale du début à la fin. Insécurité dans le choix des sujets qui nous paraissent important, insécurité dans le cycle de préparation, insécurité dans les instances de décision, insécurité dans la spécification, insécurité dans le développement, dans le test, dans la mise en production, dans la gestion des retours, dans les comités de pilotage...

Du coup, pour palier à cette insécurité, nous créons tout un tas de processus (écriture d'expression de besoin, de spécification, de gestion budgétaire, de suivi, de contrôle, de partage) et avec une comitologie qui permet de garder les bonnes distances, et se justifier.

Injecter de la sécurité, et vous verrez que tout un tas de processus vont devenir obsolètes, et vous gagnerez en time to delivery, en qualité, et en valeur produite, avec le même budget initial.

C'est intéressant de voir que certains processus datent d'une époque, ou d'un contexte qui n'a plus forcément lieu aujourd'hui. Mais qu'il est très difficile de s'en affranchir. Ils ont servi un jour...

Le lien vers la vidéo

Douceur en transformation

Douceur dans les transformations

Petit constat de ma vie de coach agile. J'aimerai vous aider à prendre un peu de recul, dans vos activités de transformation, d'accompagnement d'équipes, afin de réintégrer de la douceur dans ce que vous faites.

Nous faisons un métier, où pour parti nous servons de véhicule d'un message qui ne nous appartient pas. La direction a choisi de mettre en route une transformation, et chacun doit se conformer à ce message.

L'entreprise recrute des coachs, et ceux ci s'approprient "la transformation", et bien souvent ils essayent de la modeler à leur image, leurs idéaux, leurs valeurs. Je dis ceux-ci, il est entendu que j'en fais partie.

Bien souvent, j'ai ressenti une grande désillusion quand mes idéaux n'ont pas rencontré ceux de l'entreprise. Mon envie de faire les choses bien, en grand, de garantir la sécurité et le bien être de mes équipes, de réussir à faire changer le mindset de toute la chaîne managériale, et tout cela, avec amour et tendresse.

Je me suis rendu compte, qu'il était difficile de faire mon métier, si je restais sur des idéaux trop éloignés des possibilités de l'entreprise où je venais apporter la "bonne parole". J'essaye aujourd'hui de traiter cela avec plus de douceur, et pour moi, et pour les autres, car au final, une transformation apporte une forme de violence, qui ne peut être ignoré. Et en tant que coach, je dois composer avec cette violence, pour la ramener à quelque chose de plus doux et serein.

Violence envers les managers

Les managers ont des objectifs chiffrés, des plannings de livraison à tenir, et bien souvent avec peu de moyens, car la transformation doit apporter les leviers de productivité. Ils n'ont bien entendu pas le droit non plus de dégrader la production, car la transformation apporte vélocité, et qualité, il n'y aucune raison de réduire la voilure. Nous sommes bien conscients, que tout changement nécessite  un temps d'intégration, d'apprentissage, et de maîtrise. Je trouve tout à fait normal que la production soit dégradée dans un premier temps, pour amener ensuite une forme de productivité, plus de motivation(bien être), le fait de ne produire que de la valeur, et de la qualité.

Les managers doivent porter bien souvent une transformation qu'ils n'ont pas choisi, sans moyen, ni support. On voit bien la violence dans  l'injonction "change" (devient agile) qui est en contraction avec "ne change rien" (la production doit continuer de la même manière, même niveau de service).

Violence envers les équipes

Pour les équipes, il y a de la violence également. De manière implicite, le message véhiculé ressemble fort à "on va vous apprendre à travailler maintenant". Pour autant, le message est souvent bien accueilli car il va avec de nombreuses promesses : "auto gestion", "autonomie", "droit à se gouverner", "plus de valorisation de la production".

Malheureusement, on s'aperçoit souvent qu'on n'aboutit que rarement à cette promesse, et on atteint souvent un plafond de verre. On demande aux équipes des résultats tangibles, hors de la même manière une non autorisation de réduire la productivité, et donc d'apprendre, de se former, de trouver son équilibre. Et on entend souvent ce reproche de manque d' "agilité" : souplesse, flexibilité, acrobatie.

On se retrouve dans la même violence d'injonction.

Violence envers les coachs

Pour les coachs, il y a aussi beaucoup de violence dans les transformations. On nous reproche assez rapidement une posture basse, posture d'émergence, qui dénote un manque d'implication dans le résultat. On aimerait d'ailleurs nous demander de participer à la production, eut égard à notre tarif journalier. Et nous sommes les premiers qui sont remis en cause, pas assez efficace, pas assez de résultats tangibles, mesurés à partir de Kpi quantitatif. Et on n'aura de cesse de comparer avec l'entreprise ou le département, qui elle/lui est agile.

Plusieurs injonctions jouent contre nous : injonction d'aller vite alors que le changement prend forcément du temps, coacher versus produire, faire pareil mais différemment...

Résilience

Au final, comme on peut le voir, une transformation contient sa part de violence, si on n'y prend garde.

Je prends aujourd'hui beaucoup de recul dans ces démarches de transformation. Je me rends compte du nombre d'injonctions, et du nombre d'injonctions contradictoires que tout le monde reçoit. J'essaye de ne pas y apporter les miennes, et au contraire, de mettre à jour les paradoxes pour apporter de la douceur aux équipes, et non pas une sorte de piège ingérable.

J'aime à travailler la résilience de chaque sous système, pour qu'elle puisse encaisser les changements, et pouvoir continuer à vivre et à évoluer. Je préconise pour améliorer cette résilience, de mettre en place des groupes de soutien par exemple, d'écoute et d'un cadre de sécurité psychologique, indispensable pour la capacité à changer.

Il est important que chaque sous système puisse trouver son rythme, sa respiration (pouvoir respirer littéralement). Il est fort possible que la transformation soit asynchrone, et que chaque partie évolue à son rythme. Il est normal de devoir s'arrêter d'apprendre, pour prendre le temps de l'assimilation et de l'intégration, et du repos pour pouvoir réamorcer la machine pour gravir la prochaine marche. Le système a besoin d'énergie pour fonctionner, il ne faut pas hésiter à trouver les moyens de re énergiser par différents moyens (pause, donner du sens, célébrations, maturité d'équipe, intégration,...)

Je ne suis pas un bisounours, mais je me préoccupe du long terme, et non des succès court termistes( sans déconsidérer la démarche des petits pas). C'est une grande chose de changer, il faut beaucoup de douceur, de délicatesse, et de considération, pour éviter qu'une grande vague vienne se fracasser sur ces personnes avec qui nous travaillons et nous emporter dans le même temps.

"Un commencement est un moment d’une délicatesse extrême."

 -- Princesse Irulan

Amour et agilité

Aimer son métier et son prochain
L'humain et le manifeste agile

Il y a beaucoup d'effet et de buts différents dans la mise en oeuvre d'une approche agile auprès de nos équipes.

Ce que j'ai remarqué est que l'un des effets le plus visible concerne le bien être des gens avec qui vous travaillez.

C'est pour cela que j'aimerai parler d'un acte d'Amour quand vous venez encadrer une équipe dans sa mise en oeuvre d'une transformation vers plus d'agilité.

Le Manifeste agile, ainsi que l'apparition du "Modern Agile" sont pour moi des déclarations très orientées vers le bon sens, vers l'humain et l'amour de son prochain.

Pour citer les éléments qui me poussent à travailler autour de l'humain :

• Individus et interactions : On va effectivement privilégier les relations humaines et les personnes
• Collaboration : Faire travailler honnêtement les gens ensembles, dans un but commun, avec un sens d'équipe
• Les utilisateurs et les développeurs doivent travailler ensemble : stopper les silos, les passe plats, et renforcer la collaboration, le travail ensemble
• [...]Personnes motivées,  [...] faites leur confiance  : Apporter du bien être dans l'équipe
• Transmission de l'information en face à face : réapporter du liant, entre les personnes
• Rythme de développement soutenable : Respect des personnes, veiller à leur bien être, faire confiance
• l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace : Respect des personnes, faire confiance, autonomisation
• [Modern Agile] : Make People Awesome : Croire aux gens, dans l'équipe, mais aussi nos "clients", nos partenaires...
• [Modern Agile] : Make Safety a Prerequisite : Respect des personnes, créer un environnement bienveillant, sûr. 

Je pense que lorsqu'on comprend qu'il faut avant tout se concentrer sur l'humain, les choses deviennent plus aisées, en tous les cas plus claires.

J'ai en tête l'apaisement des relations entre les équipes que nous essayons d'accompagner et le système qui l'entoure, qui ne perçoit pas toujours cette transformation, et qui continuer à vouloir imposer son mode de fonctionnement.

Les injonctions et les équipes

Les équipes que je rencontre sont souvent dans une forme de "souffrance". Des injonctions venant de différents niveaux, les conduisent à se mettre dans des positions d'inconforts importants. Il faut traiter ce qui est indiqué comme urgent par les différentes autorités, en ne traitant pas toujours l'important. En outre, ces différentes injonctions peuvent générer une surcharge et de quantité de travail, et parfois de posture

Le cadre porté par l'agile doit permettre de soulager les équipes. Je viens avec une envie d'apporter mon amour à ces personnes, pour qu'elles aillent mieux. Leur redonner confiance en elle même, leur redonner une forme de contrôle dans leur vie professionnelle.
L'autonomisation, l'auto organisation sont des leviers puissants dans cette reprise de confiance, et dans la reprise du contrôle.
Il s'agit alors de construire une compréhension de ce que doit être la confiance, la sécurité psychologique, la bienveillance...

Le système

Ce qui entoure les équipes sont souvent des forces contraignantes, qui demandent aux équipes un certain nombre de livrables, de respect de jalon, de respect de forme, de reporting, de soumission à une organisation, de contrôle explicite et implicite.

Il est important d'accompagner ce qui entoure les équipes dans un changement de comportement également.
On ne peut pas demander à des équipes de devenir "meilleure", autonome, dans un esprit collectif, ... et qu'à chaque fois qu'ils font un pas dans cette voie se prennent en effet boomerang, des règles, des injonctions, des égos.

Il est important de notifier au monde extérieur le travail en cours, sur ces changements de comportement par l'équipe, et lui (monde extérieur) montrer que sa manière de faire ou de demander n'est pas approprié avec les nouvelles manières de faire.
Il est important que les gens qui entourent les équipes comprennent en quoi les anciennes habitudes ne sont plus appropriées, et comment les changer pour les adapter.

C'est un sujet qui concerne le respect des personnes, et la bienveillance envers elles.
Il ne s'agit pas d'être dans une confrontation, mais apprendre à s'écouter, et parfois à s'écouter soi même. Quels sont mes besoins, qu'est ce qui est réellement important au delà de ce qui paraît important?
Le fait de partager ses besoins, ses préoccupations, ses enjeux permet de créer quelque chose dans les relations de plus sain, d'apaisé.

Ce n'est pas si compliqué ou si dur. Je remarque que bien souvent, les personnes ont surtout besoin d'être écoutées, comprises, de recevoir des marques d'affection.
Une fois qu'elle voit qu'elles sont considérées, un certain nombre de choses se dénouent, et chacun accepte de se prêter à cette nouvelle humanité et de faire un pas vers l'autre.

Conclusion

Cet article a pour simple vocation de tracer une réflexion que je me faisais, et de faire un état des choses qui me paraissent importantes dans mon métier.

Il y a une certaine facilité à apporter de nouvelles pratiques, ou de nouvelles manières de voir les choses auprès d'un groupe restreint qui se sent exalté par cette nouveauté et ce désir de liberté...
Jusqu'à ce que le système revienne en effet boomerang (Loi de Conway)... et fasse exploser cette motivation, cette envie de changement, face à des murs paraissant inébranlables.

Pour autant, nous n'avons pas toujours la possibilité de changer l'ensemble du système, au vu de l'immensité de la montagne, et le peu d'équipement qui nous est donné pour démarrer l'escalade.

Malgré tout, il est possible par la compréhension des enjeux de chacun, mais aussi en remettant l'humain au centre, plutôt que le processus, de rétablir une forme de bien être dans les relations, et dans l'importance qu'on donne au système.

Je reste persuader qu'en faisant que les hommes et les femmes se sentent respectés, écoutés, et aimés, beaucoup de barrière tombent, et on est capable de franchir de nouvelles étapes dans un élan d'amour.
On oublie un peu l'importance du process, et on s'intéresse à ce qui apporte de la valeur pour chacun,  à sa place, à ses envies, à sa motivation, à son désir d'appartenir au groupe.

En donnant de l'amour, on reçoit cet amour : Etre aimé et aimer en retour.

Conduite du changement

Agilité : Chaos, Honnêteté & Valeur

Agilité : Chaos, Honnêteté & Valeur

Parce qu'on oublie souvent le pourquoi de l'agilité, et qu'on se concentre beaucoup sur le comment, j'avais envie d'écrire quelques lignes sur le sujet.
Je resterai humble en disant que cela ne reste que mon interprétation et une sorte de prise de recul sur mon vécu, et cela n'a rien d'objectif.

A mon sens l'agilité doit être mise en place pour deux raisons majeurs et une motivation profonde:

• raison 1 : remettre le principe de valeur au coeur de nos projets
• raison 2 : se donner les moyens de canaliser le Chaos inhérent à la plupart de nos projets
• motivation : reprendre une part conséquente d'honnêteté intellectuelle

L'honnêteté

Je commence par ma première motivation : redevenir honnête et arrêter ce jeu d'entre soi, insupportable entre nos clients et nous.
Appelons un chat, un chat, et essayons de:

• comprendre les motivations de chacun
• intégrer les enjeux de chaque partie
• partager les difficultés

Je dissocie un tant soit peu l'honnêteté de la transparence. D'ailleurs il existe deux mots différents.
La transparence est plus un biais, un outil. J'ouvre mes volets, vous pouvez regarder ce que je fais, voire comment je le fais.
La transparence se matérialise souvent sous forme de management visuel, de kpis, en donnant accès à son travail, ses sources.

L'honnêteté va plus loin dans le processus de partage, car on donne les raisons réels de l'action.
Les moments où l'honnêteté est important est lorsque le processus humain est requis :

• le daily meeting : où on partage de manière ouverte ses difficultés, ses succès
• le planning : où les priorités sont partagés
• la démo : où on sait expliquer pourquoi on a fait ses choix, où le feedback prévaut sur la validation elle même
• ....

C'est un effort intellectuel très important.

Canaliser le chaos

L'agilité ne règle pas vos problèmes. Pour être impertinent, je dirai même bien au contraire. C'est exagéré, mais....
A mon sens, via le principe d'honnêteté, j'ai le sentiment qu'en agile, nous mettons en exergue les problèmes. Contrairement, à d'autres manières de travailler, nous n'occultons pas les problèmes.
Ils sont là, la transparence et l'honnêteté nous pousse à les afficher, et à en parler. Cela peut déranger, mais...

Ensemble, nous décidons que :

• nous sommes capable de pourvoir une solution au problème, qui induit une charge de travail, qu'il faut inclure dans le plan projets
• nous ne sommes pas capables de trouver une solution acceptable dans le délai :
• il faut alors le prendre en compte, comme étant un frein dans notre quotidien
• il faut imaginer un plan projet différent qui permette d'aller vers la vision malgré les difficultés

Exemple de problèmes : juniorité de l'équipe, adhérence technologique, ou sur un autre projet, limite technologique, besoins non clair....

J'insiste sur le fait qu'en agile, les problèmes impactent forcément le projet. Dans les autres méthodes, l'impact existe tout autant, mais ils sont souvent occultés, jusqu'à arriver à un nexus, où des situations de crise apparaissent, car le problème aura mûri dans son coin, et engendre finalement un point de contention, menant à la situation de crise.

J'ai souvent l'impression qu'en cycle en V par exemple, le chef de projet dresse un mur dans son outil de planification en alignant ses barres représentant ses éléments de planification.
Cela donne l'image, d'une digue érigée, sur laquelle les problèmes viennent tenter de rompre la digue, et en ajoutant des éléments dans son planning, il espère renforcer la digue.

C'est pour cela, que j'ai utilisé le terme de canaliser le chaos en agile. J'aime prendre en compte l'environnement dans lequel je suis, et éviter de créer une rupture par rapport à celui ci.
Je n'érige pas une protection autour de nous, en espérant que rien n'arrive, je préfère ouvrir un courant qui passe dans le projet, mais dont le débit est mesuré, et prise en compte dans l'élaboration de la structure que nous construisons.

Nous ne pouvons pas éradiquer le chaos, ni le contrôler, mais nous pouvons le prendre en compte, et le canaliser pour qu'il reste à un niveau acceptable pour le projet. Au pire, il induira de modifier notre approche du projet, car le courant est trop important.

De la valeur

Le temps c'est de l'argent. Un adage bien souvent resservi, comme une potion amère, mais qui comporte ses vertues.
Oui le temps c'est de l'argent, nous en avons bien conscience, alors tentons d'utiliser ce temps et cet argent, pour créer le maximum de valeur.

L'honnêteté intellectuelle est un point focal de nouveau dans cette approche de maximisation de la valeur.

Les contextes projets sont tous différents, néanmoins la constante est que le délai est court, et les moyens insuffisants.
Insuffisant pour faire quoi? Pourquoi ne pas rendre le travail supportable, en se concentrant sur ce qui apporte de la valeur.

Trop souvent, nous avons des gens en face de nous, qui ont des exigences de toute part, sur tous les sujets, et qui veulent tout à tout prix.

Il est important de revenir aux basiques, et de bien comprendre les enjeux du projet. On nous demande de faire A, B, C, D.
Finalement, en creusant la raison d'être du projet, l'entreprise, le métier a besoin d'une foncionnalité Y. D permet d'ouvrir cette fonctionnalité, B permet de construire D, et C sont les référentiels alimentant B.
A est l'élément différenciant de la fonctionnalité Y.

Il existe plein de manière de faire. A mon sens, le refactoring n'est pas une difficulté pour moi. Au final, il existe dans tous les projets, mais est souvent masqué, occulté, ou parfois pas fait, alors que nécessaire.
La plupart des chefs de projet choisiront de commencer par C, B, A et finir par D. (ou D et A).

Moi je propose de commencer par D, car finalement, c'est ce que les utilisateurs ont besoin. Si on a fait D, le projet est fini à 70%. La brique B et C, sont la plupart du temps des éléments techniques, de confort, d'automatisation.
Ils apportent rarement de la valeur métier. Ils deviennent très important, si le cycle de travail induit, correspond à une donnée financière importante. L'automatisation permet de gagner 50j de travail par mois.
Néanmoins, cela reste une donnée financière, et pas une valeur métier.

Le fait de construire D en premier, permet également de rassurer le métier sur la compréhension de son besoin, et surtout de povoir voir un feedback rapidement sur son besoin réel, et de pouvoir adapter D tout au long du projet, pour maximiser la valeur de la fonctionnalité.
Ces évolutions de D impacteront forcément A, B et C, alors autant les démarrer une fois que le besoin est cerné.

Et A, quand le fait on? A vous de voir, mais si D satisfait pleinement le business, est ce que A n'est pas superflu. Est ce qu'il n'a pas été un argument pour convaincre le management de lancer le projet.
A vous de vérifier la valeur...

Pascal Ogil

Le management visuel n'est pas une fin en soi

Le management visuel n'est pas une fin en soi

J'aimerai faire un aparté sur le management visuel. Il est souvent d'usage lors d'une transformation agile de mettre en oeuvre un management visuel rapidement voire en premier lieu.
Le bénéfice de cette mise en oeuvre est qu'on concrétise matériellement un élément préconisé par l'agilité.
Dans les esprits, le changement est amorcé, on teste un nouvel élément, et on l'utilise.


Il est vrai que mettre en oeuvre un esprit agile sur un projet demande un effort mental qui n'est pas complètement anodin.
La recherche de la valeur métier, la transparence, la qualité, l'inspection sont des concepts, et le management visuel a la vertu de pouvoir concrétiser un certain nombre de ces concepts.
On affichera un avancement à la vue de tous, concernant la transparence, on affichera le rapport qualimétrie/Tu pour la qualité, la dernière rétrospective pour l'inspection....

Malheureusement, le management visuel est souvent perçu comme un aboutissement. Un management visuel élaboré, avec la plénitude des concepts décrits dans les livres, est un souvent un point de satisfaction très important.
On aura mis en place un bac à rouge, un parking, afficher des éléments de planification, des tâches, ....

Est ce qu'ils sont bien utilisés? Est ce que le management visuel est un élément renforçant l'esprit agile de l'équipe? Est ce que l'équipe acquiert une plus grande autonomie grâce à celui ci?
Est ce que d'ailleurs, l'équipe est partie prenante de sa mise en place, ou le subit elle?

Fin et Fond

J'ai été longtemps dans le courant de mettre en oeuvre un management visuel pour démarrer une transformation.
Je me rends compte aujourd'hui, que ce n'est pas une "norme" à appliquer.

Il est important en premier lieu, d'être certain que l'équipe a bien "subi" une acculturation aux principes agiles.
Il y a un état d'esprit à acquérir, et la plupart des formations (type Scrum) sont le plus souvent données en inculquant la forme de la méthode : Les réunions à tenir, leurs temps, leurs fonctions.
Mais bien souvent, l'acquisition du fond n'est pas abordée. Il y a une transformation d'attitude, de perception à faire qui est fondamental.

La forme de SCRUM est un cadre idéal donnant un résultat idéalisé. Les gens ont besoin de cadre, cela leur donne un ensemble de règles à respecter, et une définition des rôles et des responsabilités.
Cela aide la plupart des équipes, et surtout cela aide les clients à respecter les besoins des équipes (en terme d'entrant, d'autonomie, de capacité à estimer, et fondamentalement, d'avoir des points d'échanges prédéfinis).

L'un des points du manifeste agile, malgré tout, indique que nous favoriserons les échanges et les rapports humains par rapport à la mise en oeuvre des processus et des outils.
Garder bien à l'esprit cela... Le cadre facilite la mise en oeuvre, mais la réelle mise en oeuvre, concerne l'humain, et son changement de comportement, pour arriver à un comportement agile.

Je me rend compte que bien des managements visuels sont élaborés en premier lieu par des chefs de projet, qui reproduisent physiquement, un outil de suivi qu'ils ont.
Finalement, on n'aide pas l'équipe à devenir autonome, on leur donne un moyen **Exagération** de s'auto flageller devant le chef de projet.
Mais je m'égare...

En tous les cas, si vous commencez par poser cette brique, il faut bien garder en tête, que ce premier jet est souvent un mauvais jet, mais qui peut être un premier lieu de sensibilisation.

Chaque matin, n'hésitez pas à poser la question sur l'efficience du management visuel : est ce qu'il manque une information, est ce que la structure suit finalement le rythme de l'équipe...

• N'hésitez pas à demander dans les répartitions de tâches, si la valeur métier prime dans tous les choix, et sinon, en discuter la raison.
• Vérifier que le niveau de partage de l'équipe est suffisant pour que si l'un des membres s'absente, qu'il n'y ait pas de problème.
• Vérifier que l'information affichée permette l'inspection à l'équipe : Où en sommes nous? Quelles sont les priorités? Quel niveau de qualité? Comment prévoit on de s'organiser?

Conclusion

A mon sens, le management visuel est un outil, plutôt efficace dans la majeure partie des projets. Mais la maxime est bien que nous favoriserons les échanges et les rapports humains, plutôt que les process et les outils.
Ne vous focalisez pas sur votre management visuel, mais bien sur la dynamique de votre équipe, sa prise d'autonomie, sa responsabilisation, sa capacité à prendre en charge tous les éléments du projet...
Le management visuel peut devenir un catalyseur en démarrage de projet, mais sera finalement tel un miroir réfléchissant l'âme de votre équipe.

Pascal Ogil

Chef de projet et Scrum Master : changez votre vision du monde

Constat

A l'heure de la "mode" SCRUM et agile, beaucoup de chefs de projet tentent la reconversion vers l'agilité.
Nombre d'entre eux, n'ont pas compris qu'il ne s'agit pas en premier lieu d'appliquer une méthode. Malheureusement en France, nous avons fait l'erreur de nommer cela "Méthodes agiles".
Pour rappel, l'"Agilité" telle que nous le connaissons, est d'abord issu du manifeste agile, qui reprend les valeurs et les principes principaux sur lesquels nous fondons notre conviction, et notre état d'esprit.
Ensuite, s'agissant de SCRUM, SCRUM se définit lui même comme étant un "FrameWork", un cadre de travail. Pas une méthode à proprement dite.

Pourquoi cette introduction, car de ce que je vois, nombre de personnes tentent d'appliquer une recette magique, et parfois, quand cette recette, ne donne pas le résultat escompté, on remet en cause la recette, et non les hommes qui tentent de l'appliquer.
Il s'agit avant tout, de changer d'état d'esprit. Il faut revoir sa manière de penser, et d'appréhender les projets.

Mais il est dur de sortir de 20 ans (voire plus long), de cycle en V, mais je ne mettrai pas tout sur le dos de cette méthode qui a toujours ses bénéfices dans les contextes appropriés.
Je pense, que l'aspect qui a le plus gangréné notre manière de travailler est la monétisation via le sacro saint "mode forfait".

Le mode forfait consiste, pour rappel, à débarasser le client d'un projet, en lui produisant un logiciel, qui répond à des spécifications écrites par des tierces parties (rarement le métier), et dont l'interprétation est assez identique à tout livre de référence (ancien testament, Nostradamaus, La divine comédie), c'est à dire très éloignée de la réalité, ou de la volonté du spécifieur (ou écrivain).
Le client est alors souvent spectateur de son projet, à l'image d'un film, où il ne le voit qu'une fois finie, et souvent avec une certaine appréhension, et au final, une certaine déception.

Aujourd'hui, les notions de transparence, de responsabilisation, de ce que j'appellerai le code "just in time", sont encore de mots vains pour beaucoup.

Collaboration  : partage des difficultés

L'agilité est d'abord question de collaboration. A mon sens, la collaboration signifie que nous faisons partie d'une même équipe. Nous jouons dans le même camp, pour aboutir ensemble au bon résultat.
Pour l'ensemble des parties, c'est de réussir à partager ses succès, mais surtout partager ses échecs, ses difficultés.
On arrête de masquer ou de lisses ses difficultés. La transparence est une clef de succès. Mentir met systématiquement quelqu'un dans une position difficile.

Il faut que chaque partie réussisse au plus tôt à mettre en évidence, les difficultés liées à son poste (pour le PO, et pour la dev Team). On essaye alors de trouver les plans d'action pour prendre en charge ces difficultés, et les rendre acceptable dans la cadre du projet.
Nier l'évidence, est le meilleur moyen d'aller vers l'échec. La mise en évidence, permet à chacun de travailler en fonction du contexte, et non pas en faisant semblant que l'équipe se trouve dans un utopie.

Transparence & Avancement

Ce que j'essaye d'inculquer à chacune de mes formations est la culture du succès. Idéalement, chaque itération doit correspondre à un succès.
Le succès n'est pas exempt d'embûches ou de difficultés. Le succès c'est d'avoir réussi à en tenir compte pour mener à bien son itération.

La fin d'itération est aussi là pour exposer à chacune des parties les difficultés rencontrées, pour les prendre en compte. Soit pour les aplanir, car les moyens à mettre en oeuvre sont à notre main, soit pour les considérer commme faisant partie du contexte.
Si ces difficultés font partie du contexte, lors des itérations suivantes, les items dans le même contexte, seront à évaluer avec un indice de difficulté les prenant en compte.

Il est important de comprendre, que des items de même type, puissent changer d'évaluation lors de l'estimation, suite à la découverte de leur contexte. Il est sain, que ce contexte entre en ligne de compte la prochaine fois qu'il est évalué.

Auto organisation

Je pense que le plus gros penchant pour le chef de projet est de réussir à se contenir quant à l'organisation de l'équipe. Des règles d'équipes se mettent en place, soyez vigilants à ce qu'elles soient bien respectées, cela demeure dans votre rôle.
Par contre, quant à l'affectation des tâches, à l'entraide... soyez vigilant à rester assez neutre. L'équipe doit maîtriser ce qu'elle fait, et le fait d'avoir un pilote qui s'immisce dans la micro organisation va donner quelque chose de très inefficace et de frustrant pour l'équipe.
Vous pouvez sonder quelques fois, afin de savoir si l'équipe n'a pas oublié quelque chose, plus en format rapport d'étonnement. Soit l'équipe a effectivement oublié quelque chose, et s'adaptera pour compenser cet oubli, soit c'est sciemment que ce choix a été fait, en ce cas, elle vous fournira l'explication qui saura vous rassurer.

Il faut réussir à trouver la bonne distance, entre conseil, et intrusion.


Pascal Ogil

Management Visuel : Mise en oeuvre : le taskboard

Management Visuel : Mise en oeuvre : le taskboard

L'un des propos essentiels du management visuel est de pouvoir rendre accessible l'information à l'ensemble des participants.
Trop souvent, le responsable projet se lance dans le dessin d'un management visuel qui lui convient. Il a bien souvent l'intention de calquer son pilotage sur ce management visuel.

Quant à moi, je me porte en faux sur cette démarche. Ma démarche va dépendre de la situation projet, et de la maturité de l'équipe.
Dans tous les cas, je refais une présentation de ce qu'est le management visuel, ce qu'on peut en attendre, ce qu'il faut en attendre, les limites, l'importance de la dynamique d'équipe qui doit prendre en charge sa mise à jour et son évolution.
Je ferai un billet en ce sens.

Projet lancé

Sur un projet "lancé" qui souhaite apporter un management visuel, ou convient de l'inefficacité de son management visuel actuel, il convient de démarrer une rétrospective sur ce thème.
L'avantage d'un projet "lancé" c'est que l'équipe s'est déjà forgé une expérience, a rencontré des écueils, et peut se donner un axe d'amélioration, qu'elle ait déjà ou non un management visuel.
Il est possible pour rappel de donner un thème à une rétrospective, pour creuser tous ensemble un problème de fond. L'équipe se concentre aussi bien sur le fond que la forme, et peut être à un niveau de détail, qu'elle ne peut obtenir en travaillant sur une rétrospective générique.

J'aborde la rétrospective en présentant quelques questions sur lesquelles ils peuvent réfléchir:
-- Quelles sont vos difficultés actuelles?
-- Quel problème ce type d'organisation vous pose-t-elle?
-- Qu'aimeriez vous voir?
-- Quelle forme?
-- Quels en sont les avantages?

Le but étant que la solution émerge de l'équipe comme toujours. Néanmoins, j'apporte quelques expériences, enfin surtout des modèles en expliquant quels sont les bénéfices de chacun, et quels orientations ils apportent sur la gestion quotidienne.
Je vous donnerai quelques modèles à la fin de cet article.

Attention aux dérives. L'équipe étant dans une routine, il est fort probable, que l'équipe ait du mal à sortir du cadre, et notamment à échapper aux besoins de pilotage par le pilote.
C'est un piège doux. Le management visuel ne doit pas être une représentation de l'outil de ticketing (suivi de demandes). Généralement, cet outil a été mise en oeuvre pour des besoins soit générique, soit de pilotage.
Il est donc organisé d'une certaine manière, et ne convient souvent pas aux besoins réels d'auto gestion de l'équipe.
Le management visuel ne doit pas, et j'insiste là dessus, refléter par exemple le cycle de vie d'une demande. La demande vit sa vie dans l'outil de suivi des demandes.
L'équipe a besoin de savoir où elle en est en terme de tâche à exécutée au sein de l'équipe, qui a pris en charge le travail....

Démarrage de projet

On a deux cas, très différents : une équipe qui a déjà à son actif dfférentes expériences (agiles ou non), et une équipe plutôt débutante.

Généralement, je passe une ou deux heures avec le chef de projet en premier lieu, pour comprendre le contexte du projet, les risques visibles, la juniorité de l'équipe, les enjeux du projet.
Il est important que certains éléments visuels fassent ressortir la "surveillance" de certains éléments clefs, pour que l'équipe reste en phase avec les objectifs, surtout qu'en cas d'équipe débutante.

Je suis très favorable à l'amélioration continue, et à l'importance de l'appropriation de l'équipe de ce management visuel pour servir ses propres desseins.

Nous élaborons un premier management visuel qui est minimaliste mais qui correspond à un besoin impérieux de l'équipe de savoir ce qu'elle a à faire, et de pouvoir visualiser la quantité de travail qui lui reste.
Ma première proposition est de rester sur un colonnage à 3 états : A faire, En cours, Terminé. On obtient quelque chose de simple, d'accessible pour l'équipe, et qui en terme de mise à jour, se base sur des règles simples.
Sur cette base, je pose la question à l'équipe de savoir, si elle a besoin d'identifier rapidement certaines informations.
De fait, on va utiliser des couleurs de post it. Le jeu de couleur peut représenter alors : la typologie de demande(evolution, bug, ...), l'importance (en terme de priorité), la catégorie (design, front, back, ...).
En tous les cas, en un coup d'oeil on sait de quoi on parle.
On peut aussi faire apparaître le nom de la personne qui a pris en charge, la complexité (xs,s,m,l,xl), une date, .... L'important c'est qu'on puisse sans avoir à utiliser d'autres outils, de pouvoir organiser le travail.

Généralement, on reste sur des basiques, et à chaque période (itération, sprint, délai), la rétrospective (sans thème ou avec) apportera un certain nombre de choses sur l'organisation, et cela sera l'occasion d'apporter de nouvelles pratiques sur le tableau de tâches.

Conseils

Surtout, ne tombez pas dans le piège de faire un tableau très compliqué, avec énormément de détails, et des règles trop complexes.
Commencez par quelque chose de simple, pour vous assurer que l'équipe s'approprie réellement les mécanismes. Ce tableau vivra, et on apportera les apports régulièrement, même à l'intérieur d'une itération.
Rien n'empêche que lors d'un daily, on se rende compte d'un manque, et que l'équipe veuille consolider leur tableau à ce moment là.
L'amélioration continue n'est pas contraint par une "cérémonie". Pour rappel, la rétrospective est l'excuse pour que les gens prennent le temps d'y réfléchir.
Mais ce n'est pas le lieu unique où on peut apporter des améliorations quant au projet. Fort heureusement.

Modèles

Il existe beaucoup de variantes d'un tableau de tâche.
Ces variantes dénotent normalement d'un besoin.

Vous aurez peut être eu l'occasion de voir apparaître des lignes de nage sur un tableau de tâches. Ces lignes de nages peuvent être construites sur plusieurs modèles.

Ligne de nage : l'Homme

Celle qui est affectionnée par les pilotes généralement, est la ligne de nage qui représente une personne.
On trace une ligne par personne, tout simplement. On voit alors le post it avancé de colonne en colonne, et on voit rapidement où en est chaque personne.
Inconvénients:
-- Difficile de représenter la backlog, car la backlog n'est normalement liée à une personne, mais est dédiée à l'équipe
-- Rapidement, les colonnes vont représenter un cycle de vie, ce qui est contre la préconisation de base
-- Comment peut on partager une tâche entre plusieurs personnes?
-- Quand une tâche demande l'intervention de plusieurs personnes à différents moments de son cycle de vie, on obtient un patchwork compliqué, où les tickets entrent et sortent n'importe où dans le tableau pour une personne
-- L'équipe va rapidement se concentrer sur sa propre ligne de nage, et est challengé sur des objectifs individuels.
-- Auto organisation souvent en souffrance
Avantages:
-- Facilité pour le pilote pour organiser le travail
-- L'équipier sait exactement ce qu'il a à faire
-- on peut visualier rapidement la charge de chaque équipier, et identifier les gens sur sollicités, de ceux qui le sont moins
-- permet d'identifier des concentrations de compétences
-- permet d'identifier des problèmes d'organisation d'équipe
-- permet de rééquilibrer les charges de travail quand c'est possible

Ligne de nage : Priorité

Cette ligne de nage arrive dans un contexte particulier. On a un flux de demandes qui arrivent, et on a des engagement forts sur les priorités les plus fortes.
On crée alors une ligne de nage par priorité (P1, P2, P3, P4).

Inconvénients:
-- Quelqu'un doit s'assurer que les priorités sont bien en reflet avec la réalité. Ex : une P2 doit devenir une P1 après X j de non traitements.
-- Difficulté de bien organiser le travail, travail en urgence permanent
Avantages:
-- Equipe orientée vers le résultat

Ligne de nage : Feature

On fait une ligne de nage par feature avec une backlog sur la feature.
Inconvénient
-- Difficulté à cerner ce qui est prioritaire
-- La backlog feature évolue durant le projet, difficile d'avoir un niveau d'avancement
-- L'ajout et le retrait de feature entraine pas mal de modification du board
Avantage
-- Une vision orientée métier & feature
-- capacité à bien s'auto organiser
-- possibilité d'organiser facilement des tasks force sur des thèmes
-- facilité de créer des canaux d'aides, et de travailler à plusieurs sur des tâches.

Pascal Ogil

Entreprise Agile

Entreprise Agile

Ces dernières années, un certain nombre d'entreprise voit échouer leur politique de développement logiciel, et en conséquence admire les modèles "émergeant" qui mettent en pratique l'agilité.
Après des années à vouloir se débarrasser de l'informatique, car trop coûteux, demandant trop de compétences changeantes, des plans de formation coûteux, les sociétés ont adoptés pour la plupart le mode forfait qui consiste à se débarrasser du projet et après un long effet tunnel découvrir un produit ne correspondant pas à leur attente.
Le coût d'achat du projet a bien été réduit, par contre le coût global, sans parler des dérives calendaires, ne sont rarement remontés dans les statistiques.
La honte de l'échec.

Les sociétés, face au mécontement de leur métier, face aux challenges de la concurrence, essayent de revenir à un mode plus collaboratif, et reprendre la main sur leur projet.
Mais après 20 ans, les personnes ont oublié comment travailler, et on retrouve sur les projets, une grande lacune dans la rigueur des spécifications, des tests, des recettes, des cas d'usages.
Les sociétés de service quant à elle, ont prospéré en vendant des profils qui ont comblé cette perte de compétence, le signe AMOA (assistance à maitrise d'ouvrage) est là pour en témoigner.

Les directeurs informatiques enjoignent leur équipe à travailler en agile pour améliorer la réussite de leur projet.
Mais en pratiquant une politique de l'autruche, et en occultant le constat que je fais ci dessus, qui restent des généralités, et sont bien en dessous des problèmes rencontrées par l'entreprise.

L'agilité n'est pas une baguette magique.

La recommandation que je ferai est de lancer un audit processus et méthode dans votre entreprise pour déterminer quelles sont les réelles problématiques que votre entreprise rencontre dans la livraison de ses services.
Peut être que l'agilité peut être une réponse en effet.

On parle beaucoup de transformation digitale. Il faut aussi parler de transformation agile. C'est une conduite de changement à mener.
Vos prestataires sont tous prêts à délivrer plus ou moins bien (convenons en), votre projet en agile (SCRUM par exemple). Par contre, vous, êtes vous prêts à en subir le cadre?

A mon sens, il y a plusieurs transformations à opérer, qui sont à des strates différentes, et qui sont des populations plus ou moins résistantes.
La strate la plus simple à convertir est la strate la plus opérationnelle.

1ere strate : le métier

A votre métier, si vous lui dites, qu'ils auront des demos régulièrement, une pleine visibilité sur ce qui est produit et quand, et qu'en plus ils pourront être impliqués dans le lotissement des fonctionnalités, j'ai peine à croire qu'ils résisteront à cet appel agile.
Je ne dis pas que c'est simple. Ils auront besoin de cadre, de comprendre la structure, d'être rigoureux.
La transparence affichée en terme de vélocité, est aussi une contrainte, qu'ils doivent assimiler. Le timebox comporte une productivité max, et ils doivent être en mesure de prioriser leur backlog, et ne pourront pas pousser des choses en plus au delà de la capacité.
La backlog doit rester fourni, et doit être prête dans le cadre temps fourni. Ils épuisent la capacité de prod de l'équipe, si les éléments ne sont pas prêts, ou s'ils arrivent au fil de l'eau.
Ils doivent fournir des cas d'usage, et doivent participer aux tests dans la structure temps imposé.
C'est un contrat bi partite. L'équipe produit au mieux, s'adapte sans cesse, pour donner satisfaction, et se concentre sur la valeur métier, mais le cadre de fourniture des besoins doit être respecté.

2e strate, les équipes transverses, et les équipes en adhérence.

L'une des difficultés des équipes est de réussir à se synchroniser avec les autres équipes (exploitation, intégration, architecture, .... ou projet en adhérence).
Ces équipes sont souvent pilotés par des jalons, des délais, et l'incertitude ne fait pas partie de leur quotidien.
Bien souvent, le rythme des équipes agiles est souvent un rythme soutenu, avec des livraisons fréquentes. Les équipes transverses ont souvent du mal à suvire le rythme et à s'adapter.
Les outils, les hommes ne sont pas préparés aux changements.
C'est un verrou difficile à déverouiller la plupart du temps, car ils ont souvent un poids important dans l'organisation, et demandent aux autres de s'adapter et pas l'inverse.
Il est possible de conduire un changement dans ces équipes également, en proposant une mise en place de Kanban IT, par exemple, et de mettre en place un diagramme cumulé de flux.
Ce diagramme permet de montrer quels sont les goulots d'étranglement en terme de traitement du livrable, et de pouvoir déclencher des actions de fluidification.

3e strate le pilotage & les managers

Pendant 20 ans, la bataille s'est mené sur l'interprétation de la bible cahier des charges, et de son implémentation complète, et sans réserve.
Aujourd'hui, en agile, le projet se mène en coresponsabilité, et arriver en bout de projet avec la spécification initiale n'est plus un but en soi.
Le management par la terreur n'est plus adapté, il faut changer le mode de travail, et surtout le reporting induit par ce nouveau mode de travail.
Quels sont les bénéfices d'un projet agile? Est ce que cela n'est pas cela qu'il faut mesurer au final?
Je serai très vigileant sur la définition des KPIs à mettre en oeuvre. Ma première recommandation est que le projet étant en coresponsabilité, les KPIs doivent pouvoir adresser tous les acteurs du projet.
On challenge le prestataire, mais on challenge aussi les équipes en interne.
Les kpis les plus souvent demandés, sont autour de la qualité et de la vélocité.
Ce sont des kpis issus de l'ancien mode de fonctionnement.

Je ne parlerai pas réellement de vélocité, mais je suivrai plutôt un indicateur lié à la prédictabilité de l'équipe. On pointe du doigt une notion qui me paraît plus essentiel, que la vitesse pure de l'équipe.
J'aimerai voir la capacité d'agilité du client : est il à niveau dans ce qu'on attend d'un backlog (définition des US de qualité, à temps, priorisé). J'aime aussi ajouter une notion, qui permet de déterminer la vie du backlog.
Finalement, un backlog figé (en quantité et en priorité) représente aussi un échec de l'agilité, ou une application abusive de la méthode, alors qu'un waterfall suffirait.
J'aimerai voir la satisfaction client (métier). Est ce que ce qui a été demandé a été développé? Est ce que l'expérience utilisateur est à niveau? Est ce que le sprint apporte un niveau de valeur métier suffisant?
Il est envisageable d'avoir une notation permettant de valoriser, au delà de nos attentes.
La qualité doit être envisagé sur plusieurs niveaux : qualimétrie, couverture de TU, régressions, bug utilisateur, non respect de l'US.

Les managers des chefs de projet doivent donc se fier à de nouveaux indicateurs, et la consommation de budget doit être surveillée, mais doit relever d'une surveillance ratio budget/valeur apportée.
Il ne doit pas être envisagé seule, ou sur la création de telle ou telle fonctionnalité. Il faut avoir en tête investissement et retour sur investissement.

On ne peut pas imaginer de demander à des équipes de changer de manière de travailler, si les "surveillants" ne changent eux même pas d'habitude, et d'attitude.
Il est illusoire de penser d'effectuer un changement de culture aussi profond, en ne demandant qu'à la "strate" opérationnelle de modifier sa manière de travailler.