Le Daily Meeting

J'entends des choses sur la pratique du daily meeting, et je souhaitais m'exprimer sur cette pratique.
C'est une pratique qui illuste très bien, la première valeur du manifeste:
"Les individus et leurs interactions"

Mise en oeuvre

Quand un projet passe en mode agile, c'est une pratique importante qu'il faut essayer de mettre en place.
Tous les jours, au même endroit à la même heure, pour réduire la complexité, et assurer la constance, selon le Scrum Guide.

C'est un vrai facilitateur de respecter cet axiome. Les équipiers savent ne pas devoir planifier une réunion au même moment, ils savent quand ils doivent se lever pour rejoindre les autres, et ils savent où cela se passe.
Il faut créer une routine. Le daily meeting ne doit pas devenir une routine (dans le sens péjoratif du terme), mais le fait d'y aller doit être une routine automatisée.

Le "stand up meeting"

La position debout est une position dynamique, une position ouverte aux autres, position mobile qui favorise l'échange.
C'est une bonne pratique. Néanmoins, notamment au démarrage, cette ouverture peut paraître difficile humainement pour certains, pour qui la création d'un havre personnel constitué de sa position "rentrée", assis sur sa chaise peut procurer une forme de sécurité.
Au delà de la position, si la parole est libre, les échanges fluides, le daily efficace et dynamique, la position des participants reste un élément de détail.

Idéalement devant le tableau de tâche de l'équipe (Scrum Board, Kanban Board, ...).
L'équipe doit pouvoir visualiser le statut du projet, et prendre des décisions en conséquence.
Il est important que le daily meeting se passe avec l'affichage des informations lui permettant de faire un statut de l'activité de chacun, et du projet.
Ces informations doivent susciter l'échange, et les interactions.

Mise à jour du Management visuel au daily meeting ou au fil de l'eau.

C'est une question récurrente.
Je pense que dans une équipe démarrant, la mise à jour au daily meeting, est une bonne pratique.
Cela permet visuellement aux gens de voir le changement, et de s'y intéresser.
C'est un acte social pour celui qui déplace ses tâches de montrer ses victoires ou ses problèmes.
Cela crée une dynamique d'équipe.
Attention, ce ne doit pas devenir le but du daily meeting. Ce n'est pas un moment réservé qu'à la mise à jour du statut du projet.

Pour une équipe plus expérimentée, on peut faire du fil de l'eau, car il existera un besoin de savoir à tout moment qui est sur quoi, quelles tâches sont à faire, et laquelle prendre.
Chaque personne finissant une tâche, ira en chercher de nouvelles, et a besoin de ce statut à jour tout au long de la journée.
Cela nécessite d'avoir des tâches suffisamment fines (d'une à plusieurs heures de travail, n'excédant pas pour la plupart la demi journée).

Mais que dit on lors d'un daily meeting?

En voilà une bonne question! Une bonne pratique est d'utiliser les 3 questions pour libérer la parole:
1/ Qu'ai je fait depuis le dernier daily?
2/ Que vais je faire aujourd'hui?
3/ Ai je des problèmes à partager?

Personnellement, je conseille également de faire de la capitalisation orale (écrite également, de manière évidente).
Hier j'ai rencontré tel problème, aujourd'hui je vous fais part succintement de ce problème et de sa résolution, et je vous invite à venir me voir pour que je vous montre comment j'ai fait.
Il faut véhiculer de l'information et que chacun y trouve quelque chose de valeur durant son meeting.

Mais ... est ce bien suffisant?

A quoi sert le daily meeting

En fait, toutes les questions que vous vous posez sur l'organisation du daily meeting ne peuvent être répondues, que si vous vous êtes posés la question du pourquoi?
Pourquoi doit on se voir tous les jours?
Le scrum guide donne une réponse à cela. L'équipe se réunit tous les jours pour re-planifier les prochaines 24h.
Elle inspecte son avancement au regard de ses engagements, et s'il y a un écart significatif, elle s'adapte, en trouvant les moyens de réduire cet écart.
Et ce, toutes les 24h.

En somme, la partie "déclarative" de chacun ne poursuit qu'un seul but : vérifier si on est dans le plan ou hors du plan.
Le but du daily meeting, permet de réadapter le planning pour atteindre les objectifs de l'équipe.

Voilà où doivent mener toutes les discussions de l'équipe. S'intéresser à l'activité des autres est enrichissant, mais se demander comment on va tenir nos objectifs me parait la cible prioritaire.

De fait, les actions de réattribution de tâches, de travailler à deux sur un sujet pour le débloquer, .... ont pour but de réduire l'écart afin d'atteindre nos objectifs.

En ayant cela en tête, le contenu d'un daily meeting semble beaucoup plus évident.
Le jeu des 3 questions finalement, sert à libérer la parole et à faire ressortir la raison des dérives pour prendre les actions nécessaires à la tenue du plan.
Quelque part, vous comprenez bien que cela reste une bonne pratique, mais elle ne se suffit pas à elle même. Plus encore, vous pouvez adopter d'autres dispositifs, et si votre équipe est vraiment mature, peu importe si tout le monde parle ou non.
L'équipe se concentrera sur les écarts, et ensemble ils comprendront d'où viennent les écarts, et les solutions à apporter.

Du coup, l'apport du management visuel, au regard de cela, devient primordial. L'équipe doit pouvoir inspecter son avancement.
Les outils tel que le Scrum Board, ou le burn down chart sont indispensables à cet égard.
Sans cela, vous en resterez à coup sûr à une discussion sur ce que chacun a fait.

Anti Pattern

L'heure c'est l'heure

L'un des plus gros anti patterns que je connaisse, et d'organiser le daily meeting en début de matinée, pour que les gens arrivent avant l'heure du daily meeting.
Le manager voit ses équipiers arrivés de manière étalée dans la matinée.
Pour remedier à cela et que tout le monde soit présent à 9h au bureau, il instaure le daily meeting à 9h15.
1/ C'est à l'équipe de savoir quel est le meilleur moment de la journée.
2/ Le fait d'imposer à un moment qui ne convient pas, suscite une non adhésion, et donc un daily meeting qui perdra de son intérêt et de sa valeur
3/ Si quelqu'un a un problème avec l'heure d'arrivée d'une personne, il s'agira plutôt d'aller la voir et d'en discuter avec elle. Parfois il s'agira d'une réelle contrainte (enfants, ...) soit d'un manque de compréhension sur les horaires à adopter pour un travail d'équipe efficace.

Faire du reporting

Le daily meeting ne doit pas être juste une phase déclarative de son activité.
Si le daily meeting est poussé par le chef de projet, il y a souvent une raison.
Si l'équipe a du mal à se motiver pour y assister, quelque chose ne se passe pas bien. Le sens n'est pas compris.

Ticket X

Parler des activités en ne citant que son numéro. Cela obscurcit ce quoi vous travaillez, cela va en contradiction avec la valeur "transparence".
Et surtout, on revient à l'anti pattern faire du reporting. On sent bien que la personne ne souhaite pas parler de son travail, mais juste acter de son travail sur un ticket ou un autre.

Pascal Ogil